Comment booster vos rétrospectives agiles avec la rétro 4L ?
Sommaire
Dans le monde des projets agiles, il y a de nombreuses cérémonies à animer pour donner du rythme à vos projets. En tant qu’agiliste, il est récurrent de se trouver à court d’idée pour animer ces temps forts. Cet article a pour but de vous accompagner et de vous soutenir lorsque vous êtes en manque d’inspiration.
- Comment redonner du rythme à vos rétrospectives tout en préservant vos objectifs initiaux ?
- Quelle est la meilleure animation pour une rétro agile ?
Voici quelques conseils pour faire évoluer vos pratiques et celles de vos équipes lors de vos rétrospectives agiles !
La rétrospective agile 4L
Pour débuter, nous allons aborder un exemple de rétrospective simple à mettre en place dans son équipe. Connue sous le nom du 4L, mais vous pouvez aussi l’appeler le 4L Trophy. C’est un parfait exemple pour apporter un thème à votre rétrospective tout en y apportant un peu de légèreté. La contextualisation avec des images ou des gifs rendra ce moment plus agréable pour vous et vos équipes.
Tout d’abord, il faut rappeler ce qu’est une rétrospective et son objectif :
“Une rétrospective est l’occasion pour une équipe de réfléchir et d’apprendre du passé dans le cadre d’une réunion structurée. L’objectif principal est d’inspecter la situation et de s’adapter à la réalité.”
– Aino Vonge Corry, Retrospectives Antipatterns
Une rétro c’est donc un moment pris par l’équipe sous le signe de la prise de recul sur une période donnée et d’en sortir des informations constructives pour améliorer son fonctionnement pour la période suivante. Et ainsi de suite tout au long du projet, d’itération en itération. En un mot : c’est de l’amélioration continue en équipe.
Pour ce qui est de notre rétrospective sur le thème 4L trophy, son nom “4L” vient des quatre catégories qui la composent :
- Liked (Aimé) : Ce que j’ai aimé dans cette Itération (ou sprint suivant votre lexique d’équipe),
- Learned (Appris) : Ce que j’ai appris durant cette itération,
- Lacked (Manqué) : Ce qui m’a manqué pour mieux travailler durant cette itération,
- Longed for (Désiré) : Ce que je désire pour l’itération à venir.
La préparation en mode 4L Trophy
Vous n’avez pas besoin de beaucoup de matériel pour cette animation. L’idée est d’avoir une surface assez grande pour tracer une croix qui va permettre de découper en quatre parties pour chacun des 4 « L ». Des post-it permettront de partager les idées. Il ne vous reste plus qu’à regrouper votre équipe bien évidemment !
Quelque soit le support, cela peut être sur une grande feuille, un tableau ou un board virtuel comme sur Miro par exemple. Ici, l’idée est de représenter le schéma ci-dessous :
Board virtuel sous « Tableau blanc » (outil Confluence)
Cette structuration permet de visualiser très rapidement ce qu’il faut garder ou non pour les itérations suivantes et permet de faire ressortir plus facilement des axes d’amélioration.
Par la suite, vous allez chercher à valoriser les idées émises en votant pour elle. Chacun est libre de mettre des gommettes (ou n’importe quel autre indicateur) sur le ticket de son choix, qu’il soit positif ou négatif. On cherchera ensuite à l’approfondir en équipe dans un tableau de suivi des sujets afin de comprendre la problématique puis de trouver en équipe une solution pour celui-ci.
D’ailleurs, petit conseil personnel : il ne faut pas hésiter à personnaliser le board virtuel comme dans ce 4L Trophy associé à un Ice breaker sur le thème des bisounours :
Board virtuel sous « Tableau blanc » (outil Confluence)
Le déroulé de la rétrospective 4L
Maintenant que vous avez une idée du fonctionnement global de cette rétrospective, voici le déroulement possible de la méthodologie 4L. À noter que ceci n’est qu’une possibilité de déroulement, à vous de trouver celui qui conviendra le mieux pour vous et votre équipe. N’hésitez pas à laisser l’alchimie de votre team vous guider.
Etape 1
Préparez tout d’abord le matériel :
- Commencez par mettre le support en place, grâce à un tableau physique ou virtuel.
- Munissez-vous également de post-it afin que votre équipe puisse les remplir par la suite.
Etape 2
Partagez la mise en place des règles pour cette rétro, à adapter en fonction de vos besoins ou de ceux de votre équipe. Pour l’exemple, nous allons partir sur une rétrospective d’une heure. Il faut commencer par prendre quelques minutes pour expliquer l’objectif qui est : ressortir le positif de ce qui l’est moins. Et ceci afin de pouvoir ensuite faire évoluer ces éléments en brainstormant dessus et trouver ensemble une solution constructive ou des interlocuteurs pour faire avancer la problématique. Néanmoins, si le sujet est pertinent pour un axe d’amélioration, n’hésitez pas à organiser un petit vote sur celui-ci, que ce soit de manière numérique via à une petite image ou en physique via un simple “+1” à côté du post-it en question.
Etape 3
Revenez en premier lieu sur le bilan des actions des rétrospectives précédentes. Cette étape permet de s’assurer de la bonne prise en compte de l’ensemble des actions prisent lors des précédentes itérations.
Etape 4
Mettez en place un timer de 20 et 30 minutes pour laisser le temps à votre équipe de remplir le board, puis d’enchainer par le vote.
Etape 5
Reparcourez le board avec votre équipe lorsque le timer sera terminé. Cette itération permet de confirmer les tickets avec un vote et de les déplacer ensuite dans la partie “Suivi des sujets” :
- D’abord avec la partie Liked : ce que l’équipe a aimé lors de cette itération. Cela permettra de mettre en avant ce que l’équipe a pu apprécier et qui sera intéressant de garder par la suite.
- Ensuite la partie Learned : ce que l’équipe a pu apprendre lors de cette itération. Cela permettra de mettre en avant les évolutions de votre équipe et l’apprentissage qu’elle a pu avoir.
- Puis la partie Lacked : ce qui a pu manquer à votre équipe pour mieux travailler durant cette itération. Cette partie sera très pertinente pour identifier ce que l’équipe ne possède pas ainsi que les éventuels blocages pour réaliser correctement ses travaux.
- Et enfin la partie Longed For : qui est-ce que votre équipe souhaiterait pour la suite des itérations. Cela peut permettre d’identifier des pistes pour améliorer le travail et la performance de l’équipe.
Etape 6
Passez à la partie : « Suivi des sujets ». Pour cela, vous allez mettre en exergue tous ces tickets pertinents en ajoutant des actions dans le backlog produit.
Board virtuel sous « Tableau blanc » (outil Confluence)
Dans ce backlog, une autre bonne pratique serait de placer dans une autre “boite” (en rouge dans l’image ci-dessus) les tickets qui sont des sujets en dehors de la responsabilité de l’équipe, comme des sujets d’entreprise par exemple. Il faut apprendre à identifier et à ne garder dans votre backlog que des sujets que votre équipe peut faire évoluer. Par contre, n’hésitez pas à transmettre ces tickets aux bonnes personnes dans votre entreprise afin qu’ils deviennent eux également des sujets d’amélioration continue à son échelle.
Etape 7
Evoquez ensuite collégialement un sujet à la fois dans votre backlog, apporter du contexte à ce problème ou sujet, puis prendre le temps de trouver des axes d’amélioration, des solutions à ce sujet, vous pouvez également mettre un responsable dessus, afin que quelqu’un soit responsable de le faire avancer sur l’itération.
Etape 8
Faîtes un point d’avancement (si vous aviez des sujets des itérations précédentes). Est-ce que le problème est résolu ? Faut-il reprendre le sujet et trouver d’autre solution ? Etc… Afin d’avoir une vision de l’état de vos sujets, il est important de signaler le statut de chacun d’entre eux : « à faire », « en cours » ou « terminé ».
Etape 9
Commentez ! Votre équipe peut, au cours de l’itération, faire avancer les sujets en mettant un commentaire ou une description de l’avancement. Cela vous permettra lors de la prochaine rétrospective de votre équipe, de communiquer l’avancement des tickets, avant de reprendre des nouveaux.
Etape 10
Restez dans l’amélioration continue ! Avant de finir votre rétro, vous pouvez demander à votre équipe de donner son avis sur votre rétro, des axes d’amélioration sur la présentation, le board en lui-même. La rétrospective, c’est pour l’équipe, par l’équipe, donc n’hésitez pas à l’adapter par rapport à ce dont votre équipe a besoin.
La communication au cœur de la rétrospective 4L
En conclusion, cette rétrospective des 4L a pour objectif de favoriser la communication. Du fait de sa forme et de sa structure simple, elle permettra d’être une parfaite mise en bouche de l’agilité pour votre équipe. Cette structuration va véritablement favoriser l’identification d’axes d’amélioration ou de points de blocages tout en célébrant le positif.
Dans le cas d’équipe agile confirmée, cela vous permettra de revenir aux bases de l’agilité tout en maintenant une progression constante et continue dans vos travaux qui vous serviront pour vos prochaines itérations.
Maintenant, il ne reste plus qu’à utiliser cette rétro à votre tour !