Comment s’inscrire dans une démarche Data plus responsable ? 

Sommaire

1. Quelles sont les lignes directrices du guide pratique Néosoft ?  
2. Quels sont les acteurs qui œuvrent pour une Data plus responsable ? 
3. La mise en œuvre du guide pratique pour une Data Responsable 
4. Quels sont nos conseils d’expert pour une Data Responsable ? 

Le numérique est un outil puissant qui a des impacts importants sur notre société. Les données sont au cœur de ces outils et peuvent aider différents domaines à accélérer leur transition écologique. Mais des impacts négatifs existent également et il est important de les identifier pour réduire leur portée, voire les éliminer. Alors comment mettre en place une démarche Data plus responsable ?

Le Numérique Responsable répond à cet objectif de réduction des impacts négatifs, et le décliner dans le domaine de la Donnée semblait donc pertinent. Les chapitres précédents ont permis de poser le contexte de la démarche :  

• empreinte environnementale et leviers d’actions,  
• état des lieux réglementaire et perspectives pour les organisations,  
• exemples de ces d’usages pour une bonne utilisation de la donnée.  

Nous allons tenter ici de poser un cadre permettant d’adresser cette démarche au niveau de votre organisation. Le terme « cadre » est important car il s’agit bien d’une proposition de travail que chaque organisation peut s’approprier afin de l’adapter à son contexte. Si vous y cherchez un processus ou une méthodologie projet toute faite, vous risquez d’être déçu… 

Le guide pour une démarche Data plus responsables’articule comme suit : 

• Les lignes directrices définissent les grandes orientations, les enjeux que l’on cherche à servir, 
• Les axes de travail constituent des objectifs que l’on peut choisir d’atteindre, 
• Les leviers d’actions et les exemples de solutions qui servent d’inspiration pour la mise en œuvre. 

Les leviers d’actions et les exemples d’initiatives sont ceux qui ont pu être : 

• observés par nos experts au travers de la veille réalisée,
• expérimentés au travers de projets d’innovation internes,
• éprouvés grâce à des projets clients.

Certaines solutions sont encore récentes et sont amenées à évoluer au fil du temps. 

Quelles sont les lignes directrices du guide pratique Néosoft ?  

L’éthique et la transparence 

L’éthique et la transparence sont des principes fondamentaux. Ils permettent de garantir le respect des droits des individus. Cette ligne directrice vise à informer les individus sur l’utilisation de leurs données et à mettre en place des mécanismes de contrôle appropriés. Pour répondre à cet enjeu, il sera parfois nécessaire de réorienter sa feuille de route fonctionnelle, d’améliorer la méthodologie projet ou de renforcer la démarche qualité interne afin de garantir la conformité de notre patrimoine de données.  

La deuxième ligne directrice proposée dans ce guide est donc d’adopter une approche éthique et transparente et voici les 5 axes de travail proposés :   

• Challenger sa feuille de route métier pour retenir les bons cas d’usages, 
• Enrichir sa méthodologie projet Data afin d’inclure la mesure d’impact au plus tôt, 
• Enrichir la démarche qualité pour surveiller et contrôler la mise en œuvre de la démarche, 
• Soutenir sa démarche Data Responsable en impliquant le top management, 
• Garantir la conformité de son patrimoine de données et veiller à la réglementation. 

La maîtrise du patrimoine de données 

Les données doivent être collectées et utilisées de manière responsable, et leur sécurité doit être assurée. En effet, la construction d’un patrimoine de données nous amène à exploiter des données parfois critiques.  

• Donnée à Caractère Personnel : toute information permettant d’identifier directement ou indirectement une personne physique. On trouvera dans cette catégorie le nom, le prénom, la date de naissance, l’adresse postale, l’adresse mail, le numéro de téléphone… Données de Santé : il s’agit d’une sous-catégorie des données à caractère personnelle. Les données de santé sont des informations qui révèlent l’état de santé physique ou mental d’une personne. Cela peut inclure des informations sur les traitements médicaux, les résultats d’examen, les actes médicaux pratiqués.
• Données Sensibles : certaines données ne relèvent pas de la protection de données RGPD mais chaque organisation peut définir, en plus, une stratégie de protection intermédiaire pour certaines données considérées comme sensibles, à l’instar des données relatives à la rémunération, la situation familiale des salariés, le détail des motifs de fin de contrat pour les anciens salariés, les litiges ?, etc.

Il est donc essentiel d’assurer une cohérence fonctionnelle et technique globale en construisant une architecture adaptée aux contenus et aux usages. Mais la longévité d’une telle plateforme ne repose pas uniquement sur la sélection des cas d’usages ; il est nécessaire d’adopter les meilleures pratiques en termes de développement et de monitoring. 

La première ligne directrice à suivre est donc de garder la maîtrise de son patrimoine de données. Pour ce faire, Néosoft propose 5 axes de travail : 

• Réduire le besoin en ressources pour limiter l’impact environnemental, 
• S’assurer de la longévité de l’écosystème data au niveau matériel et logiciel, 
• Disposer d’une plateforme adéquate dimensionnée à vos usages, 
• Assurer une gouvernance fonctionnelle et technique pour décliner une stratégie, 
• S’assurer de la conformité des données détenues.  

Une démarche vertueuse et ambitieuse pour une démarche Data plus responsable

L’approche Data Responsable ne se limite pas à la conformité et à la réglementation. Elle a pour objectif de contribuer à la transition écologique, de faciliter l’inclusion et de contribuer aux communautés de pratiques. Dans cette perspective, il parait utile de s’engager dans un processus de veille et d’ouverture auprès de son écosystème pour s’inscrire dans une démarche vertueuse. 

La troisième ligne directrice proposée dans ce guide est donc d’adopter une démarche vertueuse et ambitieuse pour laquelle Néosoft vous propose 5 axes de travail préparatoires : 

• S’inscrire dans un cycle d’amélioration continue car cette démarche et progressive, 
• Garder un esprit critique vis-à-vis de l’innovation pour ne pas succomber aux promesses techniques, 
• Former et sensibiliser ses équipes à l’écoconception, à l’éthique et aux réglementations, 
• S’ouvrir à son écosystème et partager ses réussites comme ses échecs pour progresser,  
• Soutenir les initiatives communautaires qui s’inscrivent dans vos orientations. 

Quels sont les acteurs qui œuvrent pour une Data plus responsable ? 

Nous sommes tous acteurs d’un numérique plus responsable, que ce soit en tant que citoyen, membre d’une organisation ou spécialiste de la data. La portée de nos actions sera différente selon notre rôle car nous ne sommes pas tous responsables ou décideurs sur les leviers d’actions proposés. 

Les décideuses et décideurs 

Le terme « décideur.se » regroupe l’ensemble des acteurs qui définissent le cadre de fonctionnement d’une entreprise. Ces acteurs ont une influence directe sur les orientations stratégiques, les choix majeurs de l’entreprise et sur la politique de mise en œuvre.  

Comme analysé dans ce guide, certaines obligations vont s’imposer, mais l’adoption des certaines recommandations reste à la discrétion de chacune (de chaque entreprise ?). Ainsi, les entreprises doivent réfléchir à la manière dont cette approche « numérique plus responsable » peut s’intégrer dans leur stratégie, voire même, dans leur modèle économique, car le numérique responsable peut s’avérer être un réel levier de performance et de compétitivité économique. 

Les leviers stratégiques 

• Limiter les risques liés à un mauvais usage des données, 
• Augmenter la valeur des outils numériques en alignant les usages avec sa stratégie. 

Les obligations à respecter 

• Garantir la protection des données personnelles,  
• Veiller à la mise en place des politiques et des pratiques responsables pour la gestion des données, 
• Respecter les droits des citoyens et les principes d’éthique de la donnée, 
• Mettre en place les mesures permettant d’évaluer et de piloter l’empreinte carbone de l’entreprise, 
• Lancer les projets relatifs à la production des indicateurs et rapports extra-financiers, 
• Assurer la veille réglementaire et l’analyse d’impact de la Data Act. 

Les recommandations à considérer 

• Signer une charte Numérique Responsable ou une charte pour l’utilisation éthique des données, 
• Lancer une campagne de formations incluant la fresque du numérique et l’écoconception, 
• Mettre en place des critères écoresponsables dans la sélection des cas d’usages Data, 
• Opter pour une démarche de labellisation Numérique Responsable, 
• Soutenir les initiatives communautaires via les projets Open Source, l’Open Data ou le mécénat. 

Les spécialistes de la Data 

Data Engineer, Data Analyst, Data Scientist, Data Architect, Product Owner Data …  

Nous contribuons depuis de nombreuses années à la construction de socles de données permettant la valorisation des informations de l’entreprise. Les évolutions technologiques et les retours d’expériences ont fait progresser nos approches et ont remis en cause certains principes. Et ce n’est pas fini !  

S’il est difficile de se prononcer sur les évolutions à venir, nous vous proposons de revenir sur quelques fondamentaux qui ont encore de beaux jours devant eux ou sur des principes d’actualité qui sont applicables dès maintenant. Ils sont dressés ici sous la forme de questions. 

Les questions à se poser lorsqu’on adresse un cas d’usage :

• Les données que je traite ont-elles une utilité pour les utilisateurs ?
• La provenance des données que je manipule est-elle connue ?
• La qualité de ces données a-t-elle été analysée ?
• Le niveau de confidentialité et les règles de protection sont-elles définies ?
• Les solutions proposées pour mon besoin sont-elles adaptées ?
• La date de mise à disposition des utilisateurs est-elle connue ?

Les fondamentaux à respecter dans les développements 

• Le modèle de données a-t-il été posé en amont du développement et est-il optimal ? 
• Les développements suivent-ils les bonnes pratiques ? 
• Les librairies ou bibliothèque que j’utilise sont-elles les plus efficaces ?  
• Les tests ont-ils été écrits, déroulés, consignés pour une utilisation future ? 
• Les performances de mon code peuvent-elle être éprouvées ? 
• L’application pourra-t-elle être reprise par un tiers demain ? 

Les principes directeurs à suivre en termes d’architecture 

• Les différents emplacements nécessaires au stockage de la donnée sont-ils nécessaires ? 
• L’architecture applicative actuelle est-elle justifiée et puis-je la simplifier ? 
• Les solutions mises à disposition sont-elles optimales ? 
• Les logiciels déployés sont-ils à jour et ai-je la maitrise sur leur obsolescence ? 
• L’approche retenue est-elle orientée sur les données disponibles ou les besoins métiers ? 
• Les solutions de protection des données sont-elles suffisantes pour garantir leur sécurité ? 
• La plateforme est-elle supervisée pour prévenir d’un mauvais usage ou d’une surconsommation ? 
• La filière de développement permet-elle de garantir des processus projet courts ? 
• Les principes de la CI/CD et de la TDD ont-ils été étudiés et appliqués de façon optimale ? 
• L’existence des environnements hors production est-elle justifiée ? 

Les citoyennes et citoyens 

En tant que citoyen.ne, nous devons avoir conscience de l’impact de notre utilisation du numérique, des données que nous produisons mais aussi des ressources que nous consommons. L’utilisation de certains services est orientée par la société qui nous entoure, d’autres sont liés à nos choix ou à nos habitudes.  

Se renseigner, s’informer et comprendre reste la meilleure solution pour aller vers un numérique responsable et s’assurer du bon traitement de nos données.

La responsabilisation passe bien évidemment par les organisations et les spécialistes de données mais, avant toute chose, chaque utilisateur doit rester vigilant sur : 

• la maitrise de ses usages numériques et de sa consommation de services, 
• les choix de ses fournisseurs, en ayant un regard attentif sur leurs conditions générales 
• les données partagées ou exposées. 

La mise en œuvre du guide pratique pour une Data Responsable 

Comme vous l’aurez noté, les impacts environnementaux du numérique nous obligent à accélérer l’adoption d’un numérique plus responsable. Mais il faut avoir conscience de la capacité de chaque entreprise à adresser un tel changement.  

Le rythme d’adoption et de déploiement d’une approche Data Responsable varieront donc fonction du niveau de maturité et du nombre de personnes déjà embarquées sur le sujet dans l’entreprise ou l’organisation. 

Chaque moment est le bon.

L’approche progressive basée sur les initiatives individuelles permet d’amorcer une transformation. Comme évoqué précédemment, certains changements nécessitent des décisions stratégiques mais d’autres sont à la portée de chacun et ne nécessite pas de validation préalable. 

Ne cherchez pas le moment idéal ou l’action parfaite qui aura le plus d’impact. Choisissez l’une des actions du guide, voyez si vous pouvez la mettre en place et lancez-vous ! 

Quels sont nos conseils d’expert pour une Data Responsable ? 

Les habitudes ont la vie dure ! 

Comme nous l’évoquions plus haut, la sobriété du numérique ne faisait pas partie des premières considérations jusqu’à récemment. Pendant longtemps, ce monde virtuel était perçu comme sans impact pour l’environnement. La prise de conscience actuelle et les premières initiatives nécessitent de revenir sur des certitudes ou des pratiques bien ancrées.  

La 1^ère difficulté réside donc dans la compréhension et l’adoption de ces changements. Quelles seront les conséquences si je dois changer mes habitudes ? Pour le savoir, le mieux est d’essayer et d’observer. 

La 2^ème difficulté porte sur le choix de la solution. En effet, même si nous bénéficions aujourd’hui de guides et référentiel comme le RGESN, d’autres restent encore à écrire. Ce présent guide est une ébauche qui vise à recueillir et présenter ce qui existe aujourd’hui mais il reste à acquérir des certitudes avant de parler de formation ou d’enseignement. 

Enfin la 3^ème difficulté identifiée concerne l’engagement de chacun. Pour quelle raison serai-je obligé de changer mes habitudes ? Ce problème n’est-il pas du ressort des institutions ou des grands groupes mondiaux qui ont largement plus de poids que moi ? Si vous n’êtes pas encore convaincus, nous vous proposons quelques exemples ci-dessous. 

Une responsabilité partagée 

En tant que décideur.se, votre rôle est de soutenir les changements qui conduiront à l’amélioration dans votre entreprise. Pour commencer, n’hésitez pas à vous intéresser aux initiatives de vos équipes car il y en a très certainement. Questionnez-les sur l’apport de ces changements et encouragez ces pratiques pour une adoption plus globale. Viendra ensuite le temps d’impulser une transformation plus globale en définissant une stratégie adaptée à votre modèle : révision de votre feuille de route métier, signature d’une charte éthique, … 

En tant que spécialiste, l’optimisation du code ou la minimisation des données est peu répandue car la disponibilité immédiate de nouveaux matériels, toujours plus puissants, ne nécessite pas de se poser la question. Même si vous n’avez pas encore de lignes directrices spécifiques au niveau de votre organisation vous pouvez dès à présent travailler à l’optimisation de vos algorithmes. Cette bonne habitude vous permettra de constater des gains intéressants. N’hésitez pas à noter ces petites victoires et à les additionner pour regarder le travail accompli par la suite …  

En tant que citoyen.ne, nous consommons sans limitation ces services qui nous sont proposés : outils de communications, réseaux sociaux, médias, vidéos en streaming, intelligence artificielle générative. Des usages qui deviennent de plus en plus gourmand en ressources, en données et en temps. Pour initier un changement, rappelez-vous du ratio entre la taille d’écran et la définition d’un vidéo en streaming. Une bonne pratique pour commencer et d’abaisser la définition des vidéos sur votre téléphone. Par la suite vous pourrez vous posez la question de l’intérêt d’utiliser une application avant de l’ouvrir. Félicitez-vous si vous voyez votre temps d’utilisation se réduire … 

Le choix de la méthodologie 

Fédérer les initiatives !

Les actions menées individuellement permettront d’éprouver certaines pratiques au niveau de votre organisation et permettront d’identifier rapidement des solutions qui peuvent être étendues. Il sera donc important d’observer et de comparer les résultats obtenus. 

L’organisation peut alors se positionner en facilitateur pour fédérer autour d’une équipe cœur et initier une communauté de pratiques. A cette étape, la formation et la sensibilisation des équipes devient un accélérateur intéressant pour diffuser les pratiques plus rapidement. 

La structuration et l’accompagnement 

En complément du guide pratique, Néosoft a travaillé sur la mise en application des principes présentés. Des fiches détaillées vous permettront d’évaluer vos pratiques actuelles, de mettre en lumière vos axes d’amélioration et de les pondérer. Elles sont organisées sous 3 volets : 

Les principes directeurs qui permettent de se questionner sur les bonnes pratiques en fonction de l’acteur concerné et de la maturité d produit ou de votre use cas Data. Les principes abordés dans cette partie concernent :

• la légitimité des cas d’usages et des données, 
• la maitrise du modèle de données, 
• la robustesse et l’évolutivité de votre solution, 
• les bonnes pratiques de développement, 
• une architecture adaptée. 

Les cas d’usages qui reprennent les initiatives présentées dans ce guide et qui s’inspirent également d’autres exemples que nous avons pu observer dans les entreprises. Ces cas d’usages pourront venir agrémenter la feuille de route de chaque organisation en fonction de ses choix stratégiques. Les fiches associées détaillent : 

• l’objectif à atteindre et finalité du traitement, 
• les données sous-jacentes nécessaires, 
• le processus de collecte et origine des données, 
• les personnes habilitées à accéder à ces données. 

Les acteurs et leur rôle avec des fiches détaillées qui permettent d’identifier les parties prenantes internes ou externes. Même si l’organisation de chaque entreprise peut varier, nous pensons que ces outils permettront d’évaluer votre fonctionnement actuel et de lever d’éventuelles zones d’ombre dans la responsabilité des acteurs :  

• spécialistes de la Data : Product Owner Data, Data Analyst, Data Engineer, …  
• management et la structure : Chief Data Officer, Data Owner, Data Protection Officer, … 
• acteurs externes. 

Ces outils vous permettront d’accélérer votre démarche de transition vers une Data responsable en vous appuyant sur nos retours d’expérience et nos conseils pratiques de mise en œuvre. 

Le passage à l’échelle 

Bâtir votre feuille de route !

Dans un second temps, lorsque la maturité sera au rendez-vous, se posera la question d’une feuille de route plus ambitieuse avec des mesures précises de la situation et des objectifs à atteindre en termes de réduction d’impact. Cette étape nécessitera une structuration plus forte avec : 

• la définition des différents chantier à adresser, 
• la définition de votre plan de formation, 
• la définition des indicateurs permettant d’évaluer l’atteinte des objectifs, 
• la mise en place d’une comitologie permettant d’arbitrer le cas échéant. 

Le partage et l’ouverture pour enrichir ce guide pratique 

Partagez vos retours d’expérience !

La constitution d’un patrimoine de données par les organisations est un réel atout pour leur développement. A ce titre, des socles de données conséquents ont été constitués et vont continuer à être alimentés par de nouvelles données, toujours plus nombreuses.  

Pour maîtriser son patrimoine de données, toujours plus importantes, il est essentiel que les bonnes pratiques proposées dans ce guide soient partagées et enrichies en fonction de vos retours d’expériences.  

N’hésitez pas à revenir vers nous avec vos propres retours d’expérience pour enrichir cette première version du guide !