Recyclez vos cartes de planning poker avec le Haïm Game V1

Matériel / ingrédients

Vous devez avoir à votre disposition :

• 1 jeu de planning poker de 4 suites de Fibonacci,
• 1 équipe de 3 joueurs,
• 1 table / 4 chaises,
• 1 minuteur,
• 1 feuille de papier et un crayon,
• 1 animateur (vous !)

Préparation

• Récupérez et mettez dans l’ordre (“palindromique”) les 25 cartes suivantes des 4 suites du jeu de planning poker.

• Disposez les joueurs autour de la table les uns à côté des autres.
• Donnez la feuille et le crayon au 3ème joueur.

Premier tour de jeu – le travail en silos

• Réglez le minuteur sur 50 secondes.
• Donnez leurs rôles à chacun des joueurs plus les instructions suivantes :
• L’animateur va donner une carte face cachée toutes les 2 secondes au 1er joueur.
• Si le second joueur est toujours en train de tourner une carte sur elle-même, le 1er joueur dépose sa carte face visible dans l’ordre d’arrivée sur la table pour que le second joueur puisse continuer à les prendre et les tourner dans l’ordre ensuite.
• Faites partir le décompte du minuteur et, en tant qu’animateur, lancez un (vibrant) top toutes les 2 secondes pour marquer la cadence !
• Une fois les 50 secondes écoulées, il ne devrait plus vous rester de cartes en main. Demandez au 3ème joueur les informations qu’il doit avoir consignées pour l’équipe et remettez les cartes dans l’ordre initial. Notez le nombre de cartes qu’il reste entre le 1er joueur et le 2nd joueur.

Faites faire un débriefing à chacun des joueurs sur son ressenti, son niveau d’occupation et de stress.

Bilan du 1er tour

Ce premier tour nous permet d’identifier une contrainte dans la chaîne de valeur constituée par notre équipe de joueurs. Allez plus vite que nous le permet la contrainte au niveau du 2ème joueur n’est pas possible en l’état.

Nous pouvons constater que sur ce 1er tour un nombre important de cartes s’est accumulé entre le 1er et le 2ème joueur. Ce stock constitue une des formes de gaspillage du Lean :

• surproduction,
• stocks inutiles,
• transports et déplacements inutiles,
• traitements inutiles,
• mouvements inutiles,
• erreurs, défauts et rebuts,
• temps d’attente et délais,
• et sous-utilisation des compétences.

Nous allons voir, lors des tours suivants, comment il est possible de limiter ce stock sans modification des rôles attribués aux joueurs de l’équipe ou d’augmentation du nombre de personnes dans l’équipe.

Second tour de jeu – 1er flux tiré

• Réglez à nouveau le minuteur sur 50 secondes.
• Donnez les instructions suivantes spécifiques à ce tour :
• Le 1er joueur va tirer les cartes, une à une face cachée sur le dessus de la pile.
• Le 1er joueur ne tire pas de nouvelle carte tant que le second joueur n’a pas fini de tourner sa carte.
• Lancez le décompte du minuteur.
• A l’issu des 50 secondes, demandez au 3ème joueur les informations qu’il doit avoir consignées et remettez les cartes dans l’ordre initial.
• Comparez le score du premier et second tour.
• Faites un débriefing (ressenti, niveau d’occupation et de stress).

Bilan du 2nd tour

A l’issue de ce tour, il ne peut plus y avoir de stock et le nombre de cartes comptabilisées par le 3ème joueur doit être le même ou un peu moins qu’au 1er tour. Le passage au flux tiré est un prérequis au traitement du gaspillage, ici en l’occurrence initialement un stock.

L’approche en flux tiré nous a donc permis d’éliminer le stock en conservant une capacité de traitement équivalente, peut-être légèrement inférieure. En passant en flux tiré, nous venons d’optimiser localement notre chaîne de valeur. Cette étape est nécessaire avant d’aller plus loin et peut s’inscrire dans une démarche d’amélioration continue.

Maintenant, pouvons-nous faire mieux ?

Troisième tour de jeu – 2ème flux tiré, buffer et WIP limit

• Réglez à nouveau le minuteur sur 50 secondes.
• Donnez les instructions suivantes spécifiques à ce tour :
• Le 1er joueur va tirer les cartes une à une face cachée sur le dessus de la pile et déposer la carte à côté du second joueur. Il va ainsi créer un buffer d’une carte, qui sera consommé par le second joueur.
• Le 1er joueur ne tire pas de nouvelle carte tant que le buffer d’une carte du second joueur est plein.
• Lancez le décompte du minuteur.
• A l’issu des 50 secondes, demandez au 3ème joueur les informations qu’il doit avoir consignées et remettez les cartes dans l’ordre.
• Comparez le score du 2ème et 3ème tour. Il peut y avoir un stock d’une carte entre le 1er et le deuxième joueur.
• Faites un débriefing (ressenti, son niveau d’occupation et de stress).

Bilan du 3ème tour

Sur ce dernier tour, vous devriez au moins pouvoir retrouver un nombre de cartes parvenues au 3ème joueur équivalent au 1er tour. Le stock est limité et maîtrisé par la mise en place du buffer d’une carte entre le 1er et le 2ème joueur. Le stress du 2nd joueur doit être réduit et les 1er et 3ème joueurs disposent de temps libre. Ce temps libre dégagé à la mise en place du flux tiré, est à valoriser pour réfléchir à des axes d’amélioration du processus. Il est envisageable, par exemple, d’identifier une sous-utilisation des compétences des personnes de l’équipe (une autre forme de gaspillage) et les mettre à profit différemment dans la chaîne.

Conclusion

L’objectif de ce petit jeu est de mettre en évidence en moins d’un quart d’heure :

• l’intérêt du passage en flux tiré par rapport au travail en silos dans les processus,
• comment réduire le stock et le maîtriser par l’usage de la limitation du travail en cours dans une chaîne de valeur.

Et tout cela sans avoir changé les étapes du processus, les rôles exercés par les joueurs ou la taille de l’équipe.

Il sert aussi aux équipes et facilitateurs :

• pour illustrer des axes possibles d’optimisation du processus, sans changement radical dans son organisation dans un premier temps,
• pour introduire la théorie des contraintes via notamment l’ouvrage : Le but – un processus de progrès permanent d’Eliyahu M. Goldratt.

Prêts à recycler vos cartes de planning poker ?