Comme chaque année depuis 2008, Paris accueillait l’Agile Tour en cette fin novembre. Outre une matinée consacrée aux Contrats Agiles, la conférence présentait cette année plusieurs ateliers dédiés aux jeux de collaboration stratégique et c’est ce qui a retenu mon attention. Friand de nouveautés à essayer au cours de ma mission, je me suis donc rendu à l’atelier Innovation Games : de l’idée à l’action, présenté par Raphaël Goumot.  Ici, pas de blabla, on va pratiquer et c’est là qu’est tout l’intérêt !

Le cas d’étude

Les Innovation Games n’étant pas simplement des jeux pour occuper les âmes désœuvrées, l’atelier commence en exposant le cas d’étude sur lequel nous allons les expérimenter pour trouver des solutions. Celui-ci prend la forme d’une petite vidéo de 4 minutes, qui met en scène une conference call au cours de laquelle se présentent les différents problèmes que l’on peut y rencontrer, de façon assez humoristique.

Plutôt que de tenter de la résumer, je vous proposer de la visionner ici.

 

Déroulement

Après le visionnage, l’auditoire se répartit immédiatement en petits groupes de 6-7 personnes aux différents endroits de la salle où Raphaël a accroché deux grands posters blancs côte à côte.

La première étape consiste en la combinaison de deux Innovation Games : le Spider Web et le Start Your Day, que je vais rapidement expliquer.

Spider Web

Nos amis anglophones l’auront compris, ce jeu s’inspire de la toile d’araignée ! En effet, de la même façon qu’une araignée fait sa toile, nous allons dessiner sur notre premier poster deux cercles concentriques, qui représenteront deux zones d’activité et dont le centre représentera le client.

L’idée derrière cela est de se mettre dans la peau du client et d’énumérer dans un premier temps les problèmes qu’il rencontre dans le cas exposé, en les écrivant sur des post-its et en les collant dans la zone rouge. Dans un second temps, on sélectionnera les deux ou trois problèmes qui paraissent être les plus importants, et on énumérera les solutions potentielles en les écrivant sur des post-its et en les collant dans la zone verte.

Start Your Day

Le principe de Start Your Day est de lister les actions à réaliser pour résoudre un problème, en les exposant sur une timeline, de sorte que le plan d’action ne soit pas seulement une énumération non-ordonnée. Au cours de cet atelier, nous nous sommes limités à 3 colonnes (Avant, Pendant, Après), pour simplifier son utilisation et l’imbrication avec le Spider Web.

Par exemple, si je devais utiliser le Start Your Day pour la rédaction d’un article, je listerais mes solutions de la façon suivante :

 

En pratique

Exposer les problèmes

Comme tout bon exercice agile, chaque étape de l’atelier est timeboxée. Le brainstorming démarre donc très vite, chaque équipe adoptant l’organisation qui lui convient le mieux. Chacun colle, dans la partie prévue à cet effet, les post-its issus des problèmes qu’il/elle a observés au cours de la vidéo et on en vient vite à regrouper les doublons, non sans difficulté, car certains problèmes se recoupent.

Après un quart d’heure, on a énuméré et regroupé tout ce qui a été observé, et il est temps de sélectionner les deux ou trois problèmes sur lesquels nous nous focaliserons pour la suite de l’atelier. Tout naturellement, mon équipe utilise un simple vote et obtient rapidement les trois heureux élus :

• Le non-respect des horaires
• L’instabilité technique de la conférence téléphonique
• L’absence de structure

Mais le temps file et il est déjà temps de passer à l’étape suivante !

Proposer des solutions

Je vous l’ai dit tout à l’heure, le second temps du Spider Web consiste à remplir la deuxième zone avec les solutions proposées. Le Start Your Day propose, lui, de les placer sur une timeline. Dans différentes équipes, on voit émerger une imbrication des deux, qui présente beaucoup de sens et permet d’éviter le travail en double. En voilà une représentation :

Une fois cette petite modification effectuée à notre poster, le processus de proposition et de classement des solutions s’oriente tout naturellement et permet de rapidement arriver à une situation satisfaisante, où chaque problème est associé à une ou plusieurs solutions pertinentes. Le classement temporel permet instantanément l’élaboration d’un plan d’actions qui renforce la cohérence des solutions trouvées.

Et pour vous prouver que cela fonctionne, voici l’état de notre poster, une fois le temps imparti à la recherche de solutions épuisé :

 

Packager la solution

Comme dans beaucoup de jeux agiles, on ne se contente pas de trouver des solutions. L’Agilité a toujours eu pour vocation de délivrer de la valeur au client. Et notre atelier n’y déroge pas ! Seulement, délivrer un truc brouillon, sous forme de post-its, pas formaté et mal présenté… ce n’est pas sérieux. Et nous sommes des gens sérieux !

Pour le packaging de notre solution, Raphaël nous donne un dernier outil : le Cover Story. Le principe est très simple : présenter la solution sous forme d’une Une de journal. C’est là qu’entre en jeu notre deuxième poster, resté vierge jusqu’à maintenant.

Toute la créativité de l’équipe est donc mise à profit, d’abord pour trouver un nom, une forme et finalement un concept à cette solution, puis pour se décider sur la façon dont on va la représenter sur la Une de notre journal. Etant donné que nous sommes dans un jeu, nous laissons notre imagination nous porter, quitte à faire émerger un produit loufoque, comme c’est le cas de notre équipe, dont je vous laisse admirer le travail.

J’ai donc le plaisir de vous présenter, dans ce Hors-Série du journal ConFeature, le Super ConfMan, le super héros qui s’occupe, à votre de place, de l’organisation, des infrastructures et de tous les aspects de vos conférences téléphoniques. 

Comme après toute livraison, une petite démo est organisée, au cours de laquelle un ou plusieurs membres de chaque équipe viendront présenter son produit grâce à un rapide pitch.

 

Conclusion

Au cours de cette session, outre le fait que nous nous sommes bien amusés, nous avons pu observer à quel point une heure et demi peut paraître courte, et pourtant nous avons aussi démontré à quel point on peut être productif dans ce même délai. Cette expérience vient donc appuyer un constat récurrent en Agilité : les réunions interminables autour d’une table ne sont peut-être pas le bon format pour être productif dans des délais acceptables.

Autre aspect très intéressant, cet atelier peut être effectué à tous les niveaux de la hiérarchie et s’appliquer à toutes les problématiques. En effet, que vous tentiez de résoudre des problèmes macroscopiques dans un board meeting ou de trouver des solutions aux problèmes locaux de votre équipe lors d’une rétrospective, la combinaison du Spider Web et du Start Your Day peut vous économiser beaucoup de temps et vous soustraire à l’ennui mortel des réunions interminables. Quant au Cover Story, il peut lui aussi servir pour présenter les solutions trouvées au reste de l’équipe, si vous travaillez en petits groupes, ou à d’autres équipes, si elles sont aussi concernées.

Encore merci à Raphaël Goumot pour cet atelier, qui brille par sa simplicité de mise en œuvre et sa forte valeur ajoutée ! Merci aussi à toute l’équipe de l’Agile Tour Paris et à Microsoft, qui nous a prêté son centre de conférence pour l’événement !